SandSoft: Отель Проф v7

Home » SandSoft: Отель Проф v7

Конфигурация “SandSoft: Отель” предназначена для автоматизации работы служб размещения в отелях, санаториях, гостиницах и домах отдыха.

Основные функциональные возможности программы:

  • Размещение гостей и бронирование номеров:
    • поселение гостей;
    • бронирование номера (индивидуальное и групповое);
    • переселение из номера в номер;
    • изменение или отмена ошибочных операций;
    • выписка из номера.
  • Учет предоставленных услуг:
    • планирование и учет услуг, входящих в тарифы проживания;
    • планирование и учет дополнительных услуг, оказанных гостю;
    • планирование и учет услуг по питанию гостей;
    • учет дополнительных услуг, оказанных сторонним лицам;
    • установка тарифов на услуги, формирование сложных тарифов из нескольких услуг.
  • Номерной фондхранение реестра и учет номерного фонда – информация по номерам отеля, включая их характеристики и текущее состояние. Регистрация требований по поддержке номерного фонда, контроль их исполнения.
  • Картотека гостей – хранение информации о госте согласно заполненной анкете, а также истории его проживания и взаиморасчетов.
  • Ведение взаиморасчетов взаиморасчеты с гостями и контрагентами за наличный и безналичный расчет. Учет скидок за услуги. Формирование счетов на оплату и счетов гостя. Начисление и выплата агентских вознаграждений. Расчеты по дополнительным услугам, оказанным сторонним лицам. Хранение истории взаиморасчетов с контрагентами.
  • Формирование отчетности – отчеты по состоянию номерного фонда, по бронированию и заселению номеров, по взаиморасчетам с гостями и контрагентами.

Конфигурация имеет интерфейс, структурированный как по процессам, так и “от пользователя” (интерфейс построен, как модель типовых пользовательских действий). Вся работа может осуществляться через специальные формы “Шахматка” и “Служба размещения”, которые упрощают выполнение операций с гостями и контроль состояния номерного фонда, позволяют минимизировать объем действий пользователя по выполнению типовых операций и получению отчетных сведений.       

  • групповое поселение.
  • служба горничных
  • составные тарифы
  • управление (сауна, бильярд….)
  • работа с агентами
  • кассовая дисциплина
  • платежи по пластиковым картам
  • управление минибарами
  • управление электронными замками
  • складской учет
  • комплектация номерного фонда
  • учет по нескольким организациям

Размещение гостей

Учет размещения – это внесение и анализ данных о проживании гостей в номерах. Данный раздел является основным, так как все прочие операции отталкиваются от данных о гостях.

В процессе ведения учета пользователь может видеть текущую и планируемую загрузку номеров, вносить брони, регистрировать поселения, получать различные отчеты.

Основными понятия при размещении гостей:

  •          Гости – это физические лица, проживающие в отеле и пользующиеся его услугами. Сведения о госте хранятся в справочнике и могут использоваться при повторном поселении.
  •          Номерной фонд – перечень номеров гостиницы. Каждый номер характеризуется типом (стандарт, люкс, студио и т.п.) и набором характеристик.
  •          Поселение – событие, означающее заселение гостя в номер.

При учете размещения помимо непосредственно поселения гостя могут выполняться такие операции, как:

  • Переселение – изменение каких-либо параметров проживания гостя с определенной даты.
  • Выселение – регистрация факта выезда гостя в указанный день.

Оказание услуг

Под учетом услуг понимаются следующие действия

  • Установка набора и стоимости услуг, предоставляемых организацией.
  • Планирование оказания услуг, расчет плановой стоимости.
  • Отражение факта оказания услуг.

В процессе такого учета формируется информация о стоимости и количестве оказанных услуг, что позволяет оценивать деятельность предприятия.

Основными понятиями учета услуг являются:

  • Услуга – наименование услуги, оказываемой клиенту.
  • Тариф – наименование ценовой позиции для услуги. Например – услуга «Проживание» может иметь несколько тарифов: «Стандарт», «Люкс», «Студио».

Понятие «Тариф» определяет наименованию ценовой позиции и само по себе не содержит цену.

  • Ставка – цена, привязанная к конкретному тарифу. Значение цены для тарифа может меняться со временем. При этом наименование тарифа остается неизменным.

Учет услуг предполагает их планирование и оказание. Планирование – это определение набора и стоимости услуг, которые должны быть оказаны клиенту

Оказание услуги – это отражение факта получения услуги клиентом.

Ведение взаиморасчетов

Ведение взаиморасчетов подразумевает:

–          Отражение оплат от получателей услуг

–          Контроль задолженности

–          Документооборот с клиентами: выставление счетов на оплату, актов оказания услуг и т.п.

Важными понятиями при ведении взаиморасчетов являются:

  • Плательщик – лицо, оплачивающее услуги. Плательщиком может являться как сам гость, так и некоторая организация или стороннее лицо.

Получатель услуг и плательщик могут различаться.

Задолженность – сумма, которую плательщик должен возместить организации, предоставляющей услуги. Различаются понятие «плановой» и «фактической» задолженности.

–   Плановая задолженность – возникает до момента оказания услуг. Это предварительная расчетная стоимость услуг, которую плательщик должен будет возместить в случае их оказания. Плановая задолженность фигурирует при расчете сумм авансовых платежей, при расчете стоимости проживания в момент бронирования или заселения и т.д.

–   Фактическая задолженность – возникает в момент оказания услуг плательщиком и отражает реальную сумму к возмещению. Фактическая задолженность фигурирует при окончательном расчете с гостем в момент выезда, при определении долга плательщика перед организацией, при формировании документов типа «Акт оказания услуг», «Счет гостя» или «Акт сверки взаиморасчетов».

Увеличение задолженности происходит при начислении услуг. Уменьшение – при поступлении оплат. Разница между суммами начисления и оплаты и составляет фактическую задолженность плательщика. Если задолженность положительная, это говорит о том, что плательщик получил больше услуг, чем оплатил. В этом случае речь идет о долге перед организацией, и от плательщика ожидается поступление денег для погашения долга.

Если задолженность имеет отрицательный знак, это говорит о том, что услуг оказано меньше, чем было оплачено, и за плательщиком числится переплата. В этом случае организация должна выполнить возврат излишне оплаченной суммы плательщику.

  • Договор – отдельный договор с плательщиком, в рамках которого ведутся взаиморасчеты.

Договор – это дополнительный параметр взаиморасчетов. У одного плательщика может быть несколько договоров с организацией (например – два крупных заезда в течении года, соответственно – два разных договора), и сумма задолженности будет накапливаться отдельно по каждому их этих договоров. Таким образом, можно будет контролировать как долг плательщика в целом, так и долг отдельно по каждому договору.